机关事务管理承担着保障政府机构正常运行、促进政府整体治理效能有效提升的重要职责。在“十四五”发展规划推进国家治理体系现代化转型时期，机关事务数字化助力党政机关高效运转、施政水平显著提高，促进机关事务管理工作更加规范高效。
一、大数据时代对机关事务治理新要求
为了更好地推进国家治理体系与治理能力现代化，皇冠bet体育365app官方网站制定了坚持以推进集中统一管理为方向，以标准化、信息化建设为支撑的“一体两翼”发展战略。在此背景下，机关事务数字化转型成为重要的战略任务。不同于工业时代的线性时空模式，大数据时代的政府数据流正在构建全新的“政务—事务”基础设施，进而实现虚拟信息与现实物质的融合，这为重新设计机关事务数字化治理提供了重要条件。在整个机关事务管理生命周期流程中，大数据以其庞大规模、复杂结构、强时效性、内容简易性以及真实性等特点，可以较好地解释和应对机关事务运行、变化和扩散性问题。而生命周期管理强调以流程管理来推动机关事务的财权、事权、管理、保障和服务的集成，实现机关事务集中统一管理，破解管理碎片化问题。数字化治理是一个动态过程，需要对数字技术生产者、传递者、使用者的行动目标和行为逻辑进行协调和整合。当前的机关事务数字化转型总体还处于起步阶段，应充分汲取前期在电子政务建设方面的经验和教训，助力数字化治理从顶层设计到落地见效再到持续迭代。
二、机关事务数字化治理面临的挑战
数字化治理能纾解传统机关事务管理之困，同时也带来了职能重塑、信息安全、数据确权、高端技术人才缺乏等新挑战。如不能有效应对数字化治理中的挑战，数字化就很难从纸上走到路上。
（一）职能重塑：克服责权边界模糊。伴随着数据开放共享的不断深入，政府层级边界逐渐模糊、组织结构逐步扁平，这也将成为数字时代行政权责体系和政府组织结构的发展方向。机关事务部门作为政府重要的运转保障机构，推进数字化转型会带来职能配置问题。数字化拓宽了治理的边界，传统的职能设计也慢慢地被打破，这同时意味着权力配置的变化。权力是职能的来源和依据，权力体系的结构变化会引发职能的转变或组织的变化；反之，职能配置的重塑也会影响权力体系的改变，可能导致组织部门人员不愿意落实数字化转型，不配合数字化任务以及技术部门的分散化，造成责任主体间推诿、扯皮等问题的发生。
（二）数据权限：敏感信息防范溢出。机关事务工作量大面广导致数据资源难以获得合理运用和有效管理，尤其对于机关事务敏感信息，存在着如何选择用户、用户的条件如何辨识、是否公之于众等一系列数据权限问题，主要涉及数据调取权限、平台数据库使用权限等。这类问题导致机关事务部门工作人员会出于部门利益考虑以“不宜公开”“保密”为由，拒绝共享业务流程的完整数据。这种敏感数据、核心数据的处理方式使专家在分析问题或设计策略时缺乏对信息数据的完整考量，造成研究成果的偏差或错误。无法确定信息“谁来占用”“谁可以利用”“谁来管”，使得有价值的数据无法有效利用、问题无法及时有效解决。
（三）数据确权：数据属性、主体、内容的归属问题。技术系统、平台、数据库无法完全由机关事务部门单独创建，大都通过政企合作的方式运行。在享受了技术外包服务便捷性的同时，也引发了机关事务数据是否安全、可控、可靠的质疑，是否会因谁掌握数据、谁就掌握话语权导致部门被“绑架”。同时，数字技术服务外包可能引发数据产权问题，数据产权的法律性质、权利内容、权利归属方面的模糊不清也会引发数据安全风险。第一，应予数据以何种权利保护，明确机关事务数据的价值属性；第二，确定数据权利主体有哪些，将其划分为数据创造者、数据控制者、数据使用者和数据处理者，并明确在第三方机制的条件下，机关事务部门属于哪一类主体；第三，数据权利具有哪些内容，哪些可以公开，哪些需要保密。第三方机构需要明白这些权利内容。
（四）技术壁垒：高端技术人才引留困境。数字化视域下机关事务治理效能一定程度上取决于数字技术应用水平，数字技术的应用需要强大的信息技术人才团队作为支撑。然而，机关事务部门的高技术人才较匮乏，使得数字化运营过度依赖于市场。如何引进高技术人才并构建其职务晋升通道，是数字化治理转型存在的困境之一。一方面，高技术人才在市场上的需求量高，政府部门在物质待遇方面缺乏优势；另一方面，政府部门以年资贡献为主要依据的职位晋升工作氛围又阻碍了人才引进。
三、机关事务数字化治理流程
机关事务数字化流程（如图）的形成源于直接路径和间接路径的结合。直接路径是指机关事务管理部门把先进的科学技术作为数字化治理的基础和支撑，利用技术平台、数据系统对机关事务进行智能、开放、包容的数字化管理。间接路径是指通过综合运用数字技术，为机关事务部门提供有效的管理方法和智能化决策，有助于治理机制的创新。
（一）机关事务数据获取环节。优化采集与处理流程，提高数据资源使用价值。机关事务部门存续、运转中产生的数据集合是机关事务数字化治理的重要资源。它不仅反映了政府各部门及其人员的基本属性，也展现了机关事务管理、保障、服务的开展情况，是机关事务信息化的主要建设基础和高质量发展的重要保障资源。在数字化治理条件下，利用算法构建非结构性数据的相关性转化成结构性数据，把现象表述成数据。利用数据采集系统对不同部门和业务的数据进行整合、清洗、聚合、标准化等，确保数据的一致性和准确性，从而实现数据的信息化、智能化管理。
建立存储与管理机制，减少数据分散程度。机关事务部门需要建立数据存储和管理机制，包括建立数据仓库、云存储或分布式文件系统，将非数据化信息转化成数据化信息，从文件管理转向数据管理，确保数据安全、可靠、可访问。另外，还需要确保数据的备份与恢复，以防数据意外丢失。机关事务涉及面宽、业务多样，在促进系统间功能关联互通的基础上，需将海量、分散的数据进行有效存储并形成数据库。系统需要根据新数据的输入实时更新，以保证后期数据的有效分析和挖掘。
做好分析与挖掘工作，实现数据价值增值。利用大数据技术，对机关事务数据进行分析和挖掘，发现数据中的模式、趋势、关联性，为管理决策提供科学依据。大数据为机关事务管理提供海量规模和高品质的数据信息，经过挖掘，大而杂的数据可变得相关性强、价值陡增。数字化治理能够全面观察、把握机关间业务的复杂关系，避免传统数据统计的主观判断和失真，有效提升管理的客观性、系统性和科学性。通过分析数据内在相关性，实现探究智能化决策的数据关联性，减少机关事务管理的复杂性和不确定性。
（二）数字化治理流程关键环节。机关事务数字化战略规划。机关事务管理部门应制定清晰的数字化战略规划，主要包括确定数据的需求、采集方式、存储系统、质量标准等。同时，避免因过度追求技术层面的进步而陷入数据与数据之间割裂、数据应用与运行实际割裂的困境。从整体战略角度出发，一是要做好数字化发展规划，对机关事务数字化管理先进地区，以学习和借鉴经验为主，减少盲目复制，通过学习、剖析模式，实现差异化发展。二是要加强层级间、部门间的分级分类指导，对不同方向和阶段的领域采用相应的指导方式，紧扣发展定位，深入挖掘不同层级领域、业务部门的发展现状和特征，避免各部门、层级之间同质化发展。
机关事务管理数字化转型。由于传统的机关事务管理缺乏技术融入，一些部门过度以纯人力直接劳务活动为中心且缺乏统一的标准和规范，难以形成规模化效应。数字化转型助推机关事务运行与保障服务理念更新、模式变革和效能提升。首先，数字化技术提供统筹管理能力，整合人、财、物等资源，为机关高效运转提供保障支持。其次，科技为机关事务管理提供增效服务并打造具有成本优势、符合运行需求的信息服务行业，助力廉洁政府、节约型政府建设。最后，实现机关运行资源供给的思维转变，将庞杂的实体资产数据转化为有序的数据资产，提高资源汲取质量以及资产的合理使用水平。
机关事务管理决策智能化。以数字化治理为方向，立足日常管理和业务需求，收集、融合和分析数据资源，利用数据挖掘和大数据科学分析手段，预判管理服务趋势，为日常业务处理和管理决策提供支撑。通过机器学习和人工智能等技术与垂直领域机关事务部门信息相结合，在模糊认知反演理论基础上，把握机关事务问题的本质和规律、了解内部的发展机制，助力不同应用场景的全局判断和决策分析，推动实现机关事务管理的智能化决策。通过大数据、云计算等技术对决策结果进行可视化呈现，协助政策方案优化和改进。
机关事务信息共享。各职能部门信息资源独立分管不仅会导致职能部门之间利益失衡，使机关事务内部出现“各自为政”“办社会”的怪象，加剧职能机构叠床架屋，还妨碍部门之间、层级之间互联互通协调使用进程，导致数据资源浪费。建立数据共享与协作机制，促进部门间资源共享、上下级信息互通以及政府、社会、市场的数据交流。建立数据共享平台、制定数据共享政策以提高数据的利用率，促进跨部门、跨层级合作。
机关事务数据基础设施建设。数据基础设施由数据中心、存储系统、数据安全保护机制等部分组成，支持大规模数据的存储和处理，确保数据的安全性、合规性。科学技术创新一般遵循知识经济边际成本趋零的特殊规律，一旦研发成功，通常可以实现循环利用，且不会额外增加科研成本。实际上，各级政府、各职能部门在追求自身发展和竞争优势的过程中，并不排斥对同类技术进行重复投建。各部门数据基础设施建设可以互通使用，避免因自行研发造成浪费。
（三）风险规避与安全控制。数字化社会形态的不断演进带来了线上线下的全面融合和跨边界的互联互通，数字化治理流程的各环节开始不断衍生风险。数字化战略在设计和实施的过程中存在“原子化”风险，即各部门间疏离倾向增强引发信任危机，并造成彼此牵制与扯皮的现象。因此，数字化治理应当避免多元主体之间可能存在的多重矛盾，注重程序正义与工作细节。应防范“算法至上”风险，警惕将所有问题归结为数据逻辑问题，否则易使人沦为数据的工具，从而消解人的主体性。规避这类风险需要采用多重决策分析方式，提高数据的使用率并用好分析成果。信息共享环节容易造成数据泄露、违规使用、非法交易等风险。此类数据安全问题，不仅需要在技术层面建设管控机制、监测数据安全，还需要提高人员素质，从根本上保障信息数据安全。在数据基础设施方面存在“系统脆弱”风险，即数据系统、数据中心等网络设施的不稳定、脆弱性等问题。容易导致系统瘫痪崩溃或黑客攻击。系统设施在设计形成过程中需要进行稳定性、抗压性测试，同时使用过程中要不断加强维护和监测并设计应急防御机制以应对突发事件。以上风险的发生可能会从局部扩散到整体、从虚拟状态蔓延到现实情况。因此，需要在不断完善机关事务数字化体制机制建设的基础上防控各类数字风险。
（四）实时监测和评估，持续改进与创新。建立监测和评估机制，定期监测数字化治理效果。基于数据反馈，及时进行优化和调整，形成一个持续优化、不断改进的过程。机关事务管理部门需要不断关注新技术、预测新趋势，积极推进体制机制改革。数字化推动了部门之间的结构、关系与资源重组以及治理流程的更新。以大数据、互联网等为代表的数字化技术促进部门间高频互动，为既有信息数据更新和共享边界的消解提供了新的集约、高效、联动场域。
机关事务数字化治理流程图
机关事务作为政府高效运行的重要保障，在政府数字化治理转型的巨大变革中，需要紧跟时代潮流。机关事务部门充当着国家治理体系中“后台”角色，为“前台”的党政职能机构提供运行保障，与“前台”协同发力实现为人民群众服务的宗旨。因此，确保机关事务管理行稳致远不仅是数字化社会演进的必然要求，也是应对机关事务数字化挑战的现实选择。
（文/福建省（福州大学）机关事务管理研究中心课题组）
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